Privacyverklaring

Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Tijdhof, Daverschot & De Jong Posthumus Notarissen B.V. (hierna: Notariskantoor). Deze verklaring geeft u informatie over hoe het Notariskantoor kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening door het Notariskantoor worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Tijdhof, Daverschot & De Jong Posthumus Notarissen B.V.

Noordersingel 45                            Stationsstraat 18
9401 JW Assen                               7901 AB Hoogeveen

Postbus 524
9400 AM Assen
E-mailadres: pz@notariskantoor.nu

Onze dienstverlening

Het Notariskantoor (hieronder dient u niet alleen te verstaan Tijdhof, Daverschot & De Jong Posthumus Notarissen B.V., maar ook alle daaraan verbonden notarissen, kandidaat-notarissen en andere werknemers) vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Wanneer het Notariskantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet het Notariskantoor (lees hier ook: de notaris of de waarnemend kandidaatnotaris die deze akte verlijdt) zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben als volgt invloed op de verwerking van (uw) persoonsgegevens:

  • de notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de notariële akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. De notaris heeft uit hoofde van zijn ambt en zijn wettelijke taken de verplichting om vaak persoonsgegevens op te vragen en te bewaren. Deze gegevens zijn in de meeste gevallen de volgende: volledige voorna(a)m(en) en achternaam, adres, geboorteplaats en geboortedatum, persoonsnummer, burgerservicenummer (BSN), burgerlijke staat, aard huwelijksgoederenregiem en soms diezelfde gegevens ten aanzien van afstammelingen en/of bloed- en aanverwanten;
  • de notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in – afhankelijk van het type dossier – één of meer van de volgende registraties of registers: de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister (gehouden door de Kamer van Koophandel), (de openbare registers van) het Kadaster, het insolventieregister, het curateleregister, het huwelijksgoederenregister, het Centraal Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister;
  • de notaris moet tevens aan de hand van de wettelijk voorgeschreven identiteitsdocumenten de identiteit van bij of in de notariële akte betrokken of genoemde partijen (natuurlijke personen) vaststellen en hij moet van die documenten een volledige kopie maken en bewaren. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan;
  • de ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens worden verplicht voor altijd bewaard, waarvan tenminste 20 jaar bij de notaris dan wel zijn ambtsopvolger of protocolopvolger en daarna is een daartoe speciaal bij wet ingesteld notarieel archief;
  • zodra de notariële akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat;
  • uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens;
  • sommige notariële akten dienen (bij afschrift of uittreksel) te worden ingeschreven in openbare registers zoals die worden gehouden door het Kadaster en de Kamer van Koophandel. De in de desbetreffende akte opgenomen persoonsgegevens zijn dan voor eenieder te zien;
  • op grond van wetgeving moet de notaris notariële akten met persoonsgegevens daarin ter registratie aanbieden via het door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en de Belastingdienst ingerichte Centraal Digitaal Repertorium;
  • in een notariële akte waarbij meer partijen vermeld moeten worden (bijvoorbeeld de akte van levering van een woning, een hypotheekakte) wordt een aantal persoonsgegevens van elk van partijen voor al die partijen zichtbaar. Dat is reeds zo bij toezending van het concept voor de betreffende akte. Vaak ook ontvangen andere bij een transactie betrokken personen een concept voor een akte met daarin persoonsgegevens. Denkt u daarbij aan een makelaar, een hypotheekadviseur, een accountant of een belastingadviseur. Zie hierna onder “Doorgeven van uw persoonsgegevens”.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door het Notariskantoor geldt het volgende:

de verwerking van persoonsgegevens door deze op te vragen, te verzamelen, te raadplegen, te gebruiken en op te slaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële akte gekoppeld is, zoals advieswerkzaamheden, het opstellen van een of meer onderhandse akten en de afwikkeling van een nalatenschap, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden;

(i).het uitvoeren van een door een of meer cliënten verstrekte opdracht;

(ii)het uitvoeren van een overeenkomst;

de verwerking van vorenbedoelde persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk het draagt bij aan de bepaalbaarheid en daarmee de rechtszekerheid omtrent de juistheid van en daarmee herleidbaarheid tot de persoon of personen aan wie een notariële advies wordt verstrekt, de onderhandse akte(n) wordt (worden) opgesteld of ten behoeve van wie een notariële werkzaamheden (niet zijnde een notariële akte) worden verricht. De wet schrijft voor dat ook hier de notaris persoonsgegevens moet verzamelen en bewaren en een kopie moet maken van legitimatiebewijzen/identiteitsdocumenten.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Indien het Notariskantoor persoonsgegevens van u verwerkt die het Notariskantoor niet van uzelf heeft verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan het Notariskantoor verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende kunnen zijn:

  • de openbare registers, waaronder het Kadaster;
  • een makelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarbij u één van de partijen bent;
  • een wederpartij van een (koop)overeenkomst waarbij u één van de partijen bent;
  • een belastingadviseur of een andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarbij u één van de partijen bent;
  • de statutair bestuurder van een rechtspersoon waarvan u middellijk of onmiddellijk (mede-)aandeelhouder of (mede-)certificaathouder bent in verband met een (koop)overeenkomst waarbij u als (mede-)aandeelhouder of (mede-)certificaathouder één van de partijen bent;
  • een van de andere erfgenamen of van de executeur in een opengevallen nalatenschap;
  • een gerechtelijke uitspraak of beschikking welke in kracht van gewijsde is gegaan.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Het Notariskantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Het Notariskantoor is bevoegd uw persoonsgegevens te verstrekken aan de volgende ontvangers:

  • de in het concept voor de akte en/of notariële akte genoemde personen;
  • de door een cliënt ingeschakelde ketenpartners (zoals makelaars, hypotheekadviseurs, accountants en belastingadviseurs);
  • de registers aan wie de notaris op grond van de wet verplicht is een afschrift of uittreksel toe te sturen of in te schrijven (zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
  • de Financial Intelligence Unit Nederland ter uitvoering van de verplichtingen die voor het Notariskantoor voortvloeien uit de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft).

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door het Notariskantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denkt u hierbij aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn hierop (mede) van toepassing. Notariële akten worden altijd bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door het Notariskantoor verwerkte persoonsgegevens

Indien uw persoonsgegevens door het Notariskantoor worden verwerkt, dan kunt u op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de hiervoor vermelde contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat het Notariskantoor uw aanvraag inwilligt, zal het Notariskantoor u eerst moeten identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens het Notariskantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens door het Notariskantoor bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor het Notariskantoor niet op uw verzoek in kan gaan. Het Notariskantoor zal dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Indien u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, dan heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe (rectificatie-)akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Hieraan kunnen in sommige gevallen voor u kosten verbonden zijn.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Indien u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, dan kunt u hiervoor bij het Notariskantoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze echter niet verwijderen. In verband met de wettelijke voorschriften is het voor een notaris meestal niet mogelijk persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Indien u de verwerking van persoonsgegevens door het Notariskantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is), dan kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Indien uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener, dan kunt u hiervoor bij het Notariskantoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar direct marketing

Indien het Notariskantoor uw gegevens gebruikt voor direct marketing, dan kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Het Notariskantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door het Notariskantoor

Indien u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door het Notariskantoor dan kunt u die kenbaar maken via receptie@notariskantoor.nu. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Het Notariskantoor verwijst u hiervoor naar de website van die toezichthouder: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Uitschrijven campagnes

Uw (e-mail)adres kan door het Notariskantoor worden gebruikt om u te informeren over van voor het Notariskantoor en haar cliënten relevante informatie (denkt u daarbij aan wijziging in de bankgegevens, wijziging in de postbusgegevens, verhuisbericht, defungeren of vertrek van een van de notarissen of van een medewerker, benoeming van een nieuwe notaris of het in dienst treden van een nieuwe medewerker, et cetera). In iedere e-mail die u als zodanig van het Notariskantoor ontvangt wordt u de gelegenheid geboden om zich hiervoor uit te schrijven. Voor het uitschrijven van de communicatie per post gelieve u het adres of e-mailadres te gebruiken wat vermeld staat onder contactgegevens (aan het begin van deze verklaring).

Links naar websites van derden

Op de website van het Notariskantoor en op social media kunnen links staan naar websites van derde partijen. Het Notariskantoor neemt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze websites omgaan met uw persoonsgegevens. Wij adviseren u steeds de “Privacy Statement” van de website die u bezoekt te lezen.

Cookie Policy

Een methode die op veel internetpagina’s wordt gebruikt om internetpagina’s beter te laten functioneren en beter af te stemmen op de voorkeuren van gebruikers, is het gebruik van zogenaamde (tijdelijke of permanente) “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die automatisch door de bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. Hierin kunnen bijvoorbeeld de voorkeuren van een bezoeker worden vastgelegd zodat de internetpagina bij een volgend bezoek automatisch aan deze voorkeuren kan worden aangepast. Indien de website van het Notariskantoor gebruik maakt van cookies dan geschiedt dat met de volgende drie doeleinden:

  • functionele doeleinden: om aanmelden op en navigeren door de website mogelijk te maken. Ook wanneer u gebruik maakt van het delen van een pagina via social media wordt gebruikgemaakt van een cookie. Dit zijn tijdelijke cookies die verlopen aan het einde van de browsersessie. De informatie die in dit cookie wordt vastgelegd wordt niet aan derden verstrekt, deze wordt alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen, voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode;
  • personalisatie/optimalisatie doeleinden: om op basis van uw surfgedrag voor u relevante pagina’s te kunnen tonen. Uw surfgedrag op deze website kan gebruikt worden voor het tonen van voor u relevante informatie, over onze producten en diensten, op websites van derden. Ook kan het Notariskantoor cookies gebruiken om verschillende pagina’s naast elkaar te testen, waarmee het Notariskantoor haar website zo optimaal mogelijk kan inrichten. Deze cookie wordt bij bezoek aan de website van het Notariskantoor dan geplaatst op de browser van de bezoeker en krijgt een uniek nummer mee. Dit nummer kan worden herkend waardoor het Notariskantoor passende informatie kan tonen op de website waar de gebruiker zich op dat moment bevindt (kan overal op het internet zijn). De informatie die in de cookie wordt vastgelegd wordt niet aan derden verstrekt, deze wordt alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen, voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode;
  • analytische doeleinden: om het gebruik van de website van het Notariskantoor te meten en te analyseren. Voorbeeld: er kan worden bijgehouden hoeveel bezoekers een bepaalde pagina heeft. Deze informatie is altijd anoniem, d.w.z. wie wat bezoekt is niet herleidbaar. De website van het Notariskantoor kan hiervoor gebruik maken van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies”. De door deze cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website van het Notariskantoor (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten van Amerika. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website van het Notariskantoor notarissen gebruikt, om het Notariskantoor te rapporteren over de websiteactiviteit en andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Deze informatie wordt dus alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode. U kunt uw browser zo instellen dat u bericht krijgt dat een cookie wordt geplaatst of dat het verzamelen van cookies niet mogelijk is. Ook kunt u regelmatig de op uw computer opgeslagen cookies wissen. Dit kan gevolgen hebben voor het gebruik van alle mogelijkheden van de website van het Notariskantoor gebruik maken.

Social media

Om aan u gerichte posts of advertenties te tonen kan het Notariskantoor gebruik maken van de mogelijkheden die social media-platforms bieden om via hen te adverteren, zoals bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn. Hiervoor kan het Notariskantoor aan het betreffende platform op een gehashte (versleutelde, niet herleidbare) manier uw e-mailadres of telefoonnummer verstrekken. Door het hashen kan de sociale-media-dienstverlener uw emailadres of telefoonnummer niet achterhalen, maar wel zorgen dat advertenties op uw profiel worden afgestemd als u lid bent van het betreffende platform, bijvoorbeeld door aan u informatie over het Notariskantoor te tonen. Het platform beschikt hierbij dus niet over gegevens die direct naar uw persoonsgegevens te herleiden zijn, anders dan de gegevens die u zelf al aan de aanbieder van het betreffende platform hebt verstrekt of die bij het platform reeds bekend zijn. Door deze gerichte benadering zorgt het Notariskantoor ervoor dat u zoveel mogelijk relevante informatie te zien krijgt.

Als u bezwaar hebt tegen deze werkwijze gelieve u dat per e-mail kenbaar maken via receptie@notariskantoor.nu onder vermelding van “Afmelden gerichte info via FB-platform”. Bovendien kunt u zich afmelden voor advertenties bij het betreffende platform; in het geval van Facebook via de privacy instellingen.

Meer informatie over het verwerken van gegevens door Facebook, met instellings- en afmeldmogelijkheden ter bescherming van uw privacy is te vinden in het privacy beleid van Facebook, onder andere op https://www.facebook.com/ads/website_custom_audiences/.

Communicatie via e-mail

Het is heel gebruikelijk om dat de communicatie tussen u, de eerder bedoelde ketenpartners en adviseurs verloopt via e-mailberichten (vaak gmail of hotmail adressen). Bijlagen bij dit e-mailverkeer kunnen akten of andere documenten bevatten waarin tevens persoonsgegevens zijn opgenomen. Het e-mailverkeer wordt niet versleuteld. Deze wijze van communiceren is mogelijk niet veilig in die zin dat derden daarop zouden kunnen “inbreken” waarmee zij toegang tot persoonsgegevens zouden kunnen verkrijgen.

Wijzigingen

Het Notariskantoor kan deze privacy policy aanpassen. Wij raden u aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn. U vindt de datum van de laatste aanpassingen onderaan dit document.

 

Assen/Hoogeveen, 4 november 2021
Versie 2021/1.0